ВСМПО-АВИСМА

О заказчике

ПАО «Корпорация ВСМПО-АВИСМА» — это крупнейшая российская металлургическая компания, производитель титана и изделий из него. 

Сегодня корпорация ВСМПО-АВИСМА это:

• 25% мирового титанового проката

• 80 лет беспрерывной деятельности

• 4 000+ видов титановой продукции

• 20 000+ тонн готовой титановой продукции в год.

Бизнес-задача

Управлению энергетики необходимо было оцифровать и автоматизировать процесс технологического присоединения, а именно:

• Технологическое присоединение к электрическим сетям.

• Технологическое присоединение к системам теплоснабжения.

• Технологическое присоединение к централизованным системам водоснабжения и водоотведения.

• Технические условия по присоединению к централизованным системам.

Данные процессы регулируются внутренними регламентами, а также Постановлением Правительства РФ от 27.12.2004 N 861, поэтому при проектировании нужно было учитывать не только ТЗ Заказчика, но и четкие требования законодательства.

Как все было организовано до внедрения нашей BPM-системы

Заявители направляли в бумажном виде такие заполненные бланки на технологические присоединения:

После этого все данные заявителей заносились в XLS-файлы с сотнями строчек и ячеек и десятками вкладок.

Далее сотрудники на основе этих заявок готовили технические условия, договора, приложения, счета, акты и другие документы.

Из-за такого подхода регулярно возникали трудности с поиском нужных данных, проблемы со сроками и администрированием процессов.

Реализация

Для начала мы разработали информационную архитектуру с помощью схем и прототипов. Вот так выглядит всего 3-5% от схемы базовой заявки:

Суммарное количество разновидностей заявок превышает 100 видов, что сделало эту задачу еще интересней для проектировщиков. Кроме того у каждого вида заявки есть определенные зависимости. Если их не учесть, то заявка будет считаться некорректной и принять её от заявителя уже будет нельзя.

Основные функции системы

Центр уведомлений

Функционал, которым пользуются как заявители, так и администраторы. С его помощью можно отслеживать новые изменения. Такие как поступление новых заявок, смена статусов, прикрепление документов, сообщения в чатах.

Список поступивших заявок

Таблица с данными настраивается гибко, столбцы можно менять и таким образом настраивать под себя вывод информации для удобства взаимодействия.

Фильтрация

Функционал позволяет найти и после этого выгрузить список заявок для дальнейшей работы с ними. Например, можно отсортировать заявки со статусом «завершено» за период с марта 2020 по апрель 2022 года.

Страница обработки заявки

Заявители предоставляют достаточно большой набор данных. Однако в нашей системе все данные удобно систематизированы, предусмотрена быстрая выгрузка всех базовых данных в PDF-файл по форме, которая утверждена Постановлением Правительства РФ от 27.12.2004 N 861.

Страница списка документов

Мы внедрили конструктор документов, которые позволяет на основе заявки сформировать все необходимые шаблоны документов: технические условия, договор, приложения, счета, акты и прочее.

Страница чата

Заявитель и представитель компании оперативно решают вопросы с помощью функционала чата. Здесь также можно прикреплять документы, что значительно сокращает сроки взаимодействия.

Задачи

Подача заявки — это многоэтапный процесс. Поэтому мы предусмотрели функционал, который позволяет контролировать сроки и качество выполнения всей работы.

Страница задачи

Данный модуль можно использовать не только в рамках технологического присоединения, но и без привязки к заявкам на ТП. Например, можно поставить задачу коллеге из другого отдела по подготовке документов и проконтролировать ее исполнение.

Результат для бизнеса

Зачем нужна была автоматизация

• Снижение трудозатрат
  Рутинные задачи — составление договоров, контроль сроков, рассылка уведомлений — отнимают до 40% рабочего времени сотрудников. Автоматизация позволила убрать повторяющиеся операции и сократить длительность выполнения этапов.

• Единая платформа управления
  Все процессы технологического присоединения собраны «в одном окне». Руководители и специалисты видят актуальную информацию в реальном времени, что снижает вероятность ошибок и упрощает контроль.

• Прозрачность и контроль
  Автоматическая проверка подчинённых и контроль задач на каждом этапе технологического присоединения делают работу максимально прозрачной для руководства. Это снижает риски срыва сроков и повышает качество обслуживания заявителей.

Ключевые функции автоматизации

• Контроль соблюдения сроков
  Система автоматически назначает сроки выполнения задач в соответствии с законодательными требованиями.

• Автоматизированный документооборот
  Договоры, приложения и акты формируются на основе готовых шаблонов, что значительно ускоряет процесс и исключает ошибки. Все документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭЦП) и размещаются в личном кабинете заявителя или на ЕПГУ. Бумажный документооборот больше не требуется

• Распределение задач
  Каждая заявка проходит по штатному расписанию: система сама назначает ответственного специалиста на каждый этап.

• Интеграция с другими информационными системами
  Счета формируются и отправляются заявителю напрямую в личный кабинет, а оплата отслеживается в автоматическом режиме.