TP-SETI.RU

Запущенный проект www.tp-seti.ru

Описание

Система задач и тикетов — это функциональный модуль SaaS-сервиса TP-SETI.RU, предназначенный для автоматизации постановки, распределения и контроля выполнения задач внутри компании.

Решение позволяет чётко контролировать выполнение всех процессов, связанных с обработкой заявок, внутренними поручениями и регламентированными этапами работы. Система помогает распределять ответственность между сотрудниками, отслеживать сроки исполнения и обеспечивать прозрачность выполнения задач на каждом этапе.

В этом кейсе мы рассказываем, как реализовали систему задач и тикетов, которая помогает компаниям соблюдать регламенты, контролировать дедлайны и выстраивать управляемую цифровую модель внутренних процессов.

Основные требования

Нам необходимо было разработать систему задач и тикетов, которая позволила бы автоматизировать постановку задач по бизнес-процессам и обеспечить контроль их выполнения.

Требовалось предусмотреть возможность как автоматической постановки задач в рамках бизнес-процессов, так и ручного создания задач пользователями в любой момент.

Для каждой задачи необходимо было реализовать установку дедлайнов, назначение одного или нескольких исполнителей, контроль сроков и фиксацию текущего статуса выполнения. Также требовалось реализовать систему уведомлений для специалистов и администраторов: о постановке задачи, приближении дедлайна, наступлении срока выполнения и просрочке задачи.

Для удобства работы необходимо было предусмотреть фильтрацию задач по статусу, сотрудникам, типу задачи, периоду, а также поиск по названию.

Дополнительно требовалось реализовать подробную карточку задачи, в которой отображаются описание, сроки, постановщик, исполнитель, ссылка на связанную заявку и прикреплённые документы.

Основные функции системы

1. Автоматическая постановка задач

Создание задач по заданным бизнес-процессам.
Автоматическая постановка задач при наступлении определенного этапа работы.
Связь задач с заявками и внутренними процессами.
Снижение зависимости от ручного контроля.

2. Ручное создание задач

Создание задач пользователями в любой момент.
Добавление описания задачи.
Установка сроков выполнения.
Выбор исполнителей.
Прикрепление документов.
Связь задачи с заявкой.

3. Контроль сроков

Установка крайнего срока по каждой задаче.
Отслеживание приближения срока выполнения.
Фиксация просроченных задач.
Контроль выполнения задач администраторами и руководителями.

4. Уведомления

Уведомление о постановке новой задачи.
Уведомление за 5 рабочих дней до крайнего срока.
Уведомление за 1 рабочий день до дедлайна.
Уведомление о просрочке задачи через 24 часа.
Отправка уведомлений по электронной почте и внутри системы.

5. Статусы задач

Набор основных статусов: «Новая», «В работе», «Завершена».
Отображение текущего состояния задачи.
Контроль прохождения задачи по этапам.

6. Фильтрация и поиск

Фильтрация по статусу.
Фильтрация по сотрудникам.
Фильтрация по типу задачи.
Фильтрация по периоду.
Поиск по названию задачи.

7. Карточка задачи

Описание задачи.
Сроки выполнения.
Постановщик задачи.
Исполнитель или несколько исполнителей.
Текущий статус.
Ссылка на связанную заявку.
Прикрепленные документы.

8. Административные функции

Контроль задач сотрудниками с правами администратора.
Просмотр просроченных задач.
Мониторинг нагрузки исполнителей.
Контроль соблюдения регламентов.
Управление задачами в рамках бизнес-процессов.

Для кого подходит

Система задач и тикетов подходит для компаний, в которых важно соблюдать регламенты, сроки и прозрачность исполнения задач.

Решение особенно актуально для SaaS-сервисов, компаний с большим потоком заявок, организаций со сложными многоэтапными процессами, а также для бизнесов, проходящих цифровую трансформацию и внедряющих автоматизацию внутренних процессов.

Система может применяться в компаниях, оказывающих услуги с регламентированными процессами: в энергетике, телекоммуникациях, ЖКХ, строительстве, сфере подключения услуг и других направлениях, где требуется точное распределение ответственности и контроль исполнения на каждом этапе.

Результаты для бизнеса

Внедрение системы задач и тикетов позволило выстроить прозрачный механизм постановки и контроля задач внутри SaaS-сервиса, снизило риск потери задач, повысило исполнительскую дисциплину и сделало процессы более управляемыми.

Система уведомлений позволила заранее предупреждать сотрудников и администраторов о приближении сроков и оперативно фиксировать просрочки. Благодаря этому стало проще соблюдать регламенты и быстро реагировать на проблемные задачи.

Подробная карточка задачи, удобная фильтрация и поиск упростили работу сотрудников с большим количеством поручений и заявок. Сотрудники получили удобный инструмент для просмотра своих задач, сроков и связанных заявок.

В результате проект позволил заменить разрозненные поручения и ручной контроль на единую цифровую систему управления задачами. Это повысило прозрачность процессов, ускорило выполнение работ, улучшило контроль ответственности и стало важным этапом цифровой трансформации компании.